Oprogramowanie dla przedszkoli

Funcjonalność oprogramowania dla przedszkoli Galactica GEMINI obejmuje wiele modułów i elementów. Użytkownik decyduje, z których będzie korzystał, natomiast dostęp do poszczególnych danych regulują poziomy dostępu, które definiuje administrator.

MODUŁY I FUNKCJE SYSTEMU

• Przyjazny interfejs

  Galactica Gemini to aplikacja internetowa. Nie wymaga instalowania na komputerze, jest prosta w obsłudze i nie wymaga wielogodzinnych szkoleń. W aplikacji Galactica możesz pracować na dowolnym komputerze bez względu na system operacyjny, potrzebne jest tylko: przeglądarka internetowa oraz łącze internetowe. W systemie możesz pracować zarówno będąc w przedszkolu, jak i w domu, gdy np. musisz przejrzeć raporty.

• Baza przedszkolaków

  Zawiera dane osobowe przedszkolaków, przynależność ich do grup, ustawione płatności, korespondencję e-mail z opiekunami, gromadzone notatki nt. przedszkolaka.

• Grupy przedszkolne

  W każdym roku szkolnym tworzy się grupy przedszkolne, do których przypisujemy przedszkolaków, definiujemy opiekunów, zebrania z rodzicami, notatki i załączniki.

• Pracownicy

  Pracownicy przedszkola to osoby, które mają dostęp do systemu, ich funkcje w systemie definiuje się przypisanymi rolami, od administratora do opiekuna grupy.

• Rodzice i opiekunowie

  System posiada oddzielną powiązaną z przedszkolakami bazę opiekunów. Możemy w niej zdefiniować: rodziców, dziadków, ciocie, wujków, nianie oraz innych określając jednocześnie kto jest płatnikiem, kto może odbierać dziecko, kogo powiadamiać, komu wysyłać powiadomienia i komunikaty.

• Listy obecności

  To kluczowy element systemu. Pracownicy przedszkola, opiekunowe grup posiadają dostęp do list obecności i uzupełniają na bieżąco obecności dzieci każdego dnia. Te informacje są wykorzystywane przy generowaniu płatności i generowaniu raportów. Dodatkowo, pracownicy przedszkola mają możliwosć zaznaczenia zgłoszonej przez rodziców planowanej nieobecności przyszłej.

• Generator płatności, rozliczenia

  Generowanie miesięcznych płatności opłat za przedszkole odbywa się w modelu automatycznym. Raz na początku roku szkolnego definiuje się obowiązujące stawki, przypisuje się, który przedszkolak jakie ponosi opłaty (np. czesne, jedzenie, zajęcia dodatkowe). Następnie system pierwszego dnia miesiąca nalicza płatności, odlicza ewentualne korekty (np. za nieobecności) i wygenerowane rozliczenie przesyła do uprawnionych opiekunów (płatników) za pośrednictwem email. Moduł rozliczeń na bieżąco oblicza aktualny stan salda konta i jeśli rodzic dokona za małej wpłaty zostanie poinformowany o zaległości, jeśli natomiast wpłaci za dużo, zostanie mu to automatycznie odliczone w kolejnym okresie.

• Kwitki dla rodziców

  Jeśli w Twoim przedszkolu funkcjonuje model drukowania kwitków z informacją o płatnościach dla rodziców to Galactica Gemini umożliwia ich drukowanie, w formie jaką sobie zażyczysz. Oprócz tego system posiada narzędzia, które przesyłają informacje o rozliczeniach drogą e-mailową i za pomocą SMS do rodziców.

• Płatności, kasa, przelewy

  W systemie znajdują się: moduł kasy, w którym rejestrujemy wpłaty i wypłaty do kasy oraz moduł przelewów, do którego importujemy przelewy z banku. Każdą wpłatę możemy przypisać stosownie do konta rozliczeniowego przedszkolaka i tym samym prowadzić rozliczenia. Skutecznym elementem jest moduł przelewów, do którego importuje się przelewy z banku, podczas importu system na podstawie danych w bazie przypisuje przelew automatycznie do kont przedszkolaków dzięki czemu skracamy do minimum pracę przy rozliczaniu. Jeśli jakiś przelew nie może być przyporządkowany automatycznie możemy przypisać go ręcznie, a system na podstawie zapisanych informacji w przyszłości zrobi to automatycznie.

• Zajęcia dodatkowe

  Moduł zajęć dodatkowych umożliwia zdefiniowanie zajęć, przypisanie osób prowadzących, terminów zajęć oraz kosztu. Po zajęciach, prowadzący uzupełnia listę obecności i na podstawie warunków płatności są one naliczane przedszkolakom przy okazji naliczania opłat za przedszkole.

• Moduł zebrań

  Opiekunowie poszczególnych grup mogą wprowadzać do systemu planowane zebrania z rodzicami, informacje o tych zdarzeniach są wysyłane w formie powiadomień do rodziców, a po zebraniu jest możliwość uzupełnienia obecności.

• Moduł rekrutacyjny

  Prowadząc proces naboru dzieci do przedszkola, w całym okresie rekrutacji można rejestrować w bazie kandydatów, a następnie dokonać ich kwalifikacji i zmiany statusu na "przedszkolak przyjęty".

• Galeria zdjęć

  W module galerii można wprowadzać zdjęcia, przypisywać je do grup przedszkolnych i wydarzeń, można je tagować nazwiskami dzieci, dzięki czemu możliwe jest wybieranie zdjęć poszczególnych przedszkolaków. Wprowadzanie zdjęć do galerii jest niezwykle łatwe, nie ma konieczności ich obróbki/skalowania, gdyż system skaluje zdjęcia automatycznie.

• Stołówka

  W module stołówka definiuje się jadłospisy na kolejne tygodnie, korzystając z bazy danych gotowych słowników i list wyboru. Jadłospis można wydrukować w jednych z szablonów graficznych. Dodatkowo, pracownik stołówki ma wgląd w listę obecności i raport prezentujący zapotrzebowanie na posiłki w danym dniu.

• Panel dla rodziców

  Panel dla rodziców jest to element, który udostępnia się na stronie internetowej przedszkola. Wymaganym jest, aby strona WWW przedszkola była zintegrowana z tą funkcją systemu, bo strony WWW dla przedszkoli dostarczane przez Galactica są standardowo zintegrowane i posiadają panel rodzica. Za pomocą tej funkcji, rodzic po zalogowaniu ma wgląd w dane przedszkolaka, stan rozliczeń oraz listę obecności. W liście obecności może zgłaszać planowaną absencję dziecka w przedszkolu.

• Powiadomienia i przypomnienia e-mail/SMS

  Jednym z głównych korzyści systemu jest poprawa komunikacji z rodzicami/opiekunami. System wysyła powiadomienia za pomocą e-mail i/lub SMS (w zależności od kofiguracji) o aktualnych opłatach, o zaległościach, czy zebraniach.

• Tablica informacyjna

  Tablica jest elementem nawigacyjnym za pomocą którego zalogowany użytkownik systemu otrzymuje komunikaty i powiadomienia o różnych zdarzeniach w systemie, np: powiadomienia o zaplanowanych zadaniach, urodzinach dzieci, dłuższych nieobecnościach dzieci, przeterminowanych zaległościach finansowych.

• Moduł poczty e-mail

  Z systemem może być zintegrowana poczta e-mail przedszkola. Za pomocą Galactica Gemini można odbierać i wysyłać wiadomości e-mail, a każda wiadomość jest katalogowana wg przedszkolaków i jej historia dostępna jest w kartotece dziecka.

• Moduł raportowy

  To elastyczne narzędzie za pomocą którego możemy wygenerować prawie każdy rodzaj raportu (pod warunkiem, że system posiada takie dane). Standardowo w systemie zainstalowanych jest kilka raportów takich jak: raport płatności za dany miesiąc, raport kasowy, raport przelewów, raport zaległości, raport z zajęć dodatkowych, wydruk klientów płatności dla rodziców. W ramach wdrożenia za dodatkową niewielką opłatą możliwe jest przygotowanie takich raportów, jakie potrzebuje zamawiający.

• Użytkownicy i uprawnienia

  W systemie powinni pracować wszyscy pracownicy przedszkola, a w szczególności dyrektor, zarządzający płatnościami, opiekunowie. Poszczególni użytkownicy mogą mieć przypisane indywidualne uprawnienia dostępowe co do funkcji i możliwości dostępu do danych gromadzonych w bazie. Możliwe jest takie skonfigurowanie uprawnień, aby kluczowe osoby w przedszkolu miały wyłączny dostęp do najbardziej istotnych funkcji systemu.

• Dziennik zdarzeń

  Działania użytkownika w systemie są rejestrowane, dzięki czemu zawsze wiemy kiedy i skąd logował się pracownik oraz jakich operacji dokonywał. Również tutaj monitorujemy dostęp do danych.

• Ustawienia i konfiguracja

  System dla przedszkoli Galactica Gemini posiada szereg możliwości konfiguracji i dostosowania modułów do specyfiki danego przedszkola. Konfiguracja umożliwia: dostosowanie etykiet w systemie, swobodnego konfigurowania stawek i elementów rozliczeniowych, sposobu naliczania, sposobu i cykliczności powiadomień rodziców, trwania roku szkolnego, dni wolnych od pracy i zamknięcia przedszkola, wydruków, treści powiadomień.

• Terminarz

  Galactica Gemini to system klasy CRM, a więc nie może w nim zabraknąć takiego elementu jak kalendarz z możliwością definiowania/planowana wydarzeń i zadań. Zadania mogą być także grupowe, dostępnych jest wiele opcji konfiguracji oraz interfejs do integracji terminarza w Galactica z kalendarzem Google (dzięki czemu w łatwy sposób możemy przenieść zapisy na smartfon pracujący na platformie Android).

• Ewidencja wyposażenia

  Rejestr za pomocą którego możemy sporządzić ewidencję wyposażenia przedszkola, m.in. status, rodzaj, nr ewidencyjny czy miejsce przechowywania/użytkowania.

• Czat - wewnętrzny komunikator

  Umożliwia prowadzenie rozmów tekstowych pomiędzy zalogowanymi użytkownikami.

• Rejestrator czasu pobytu dziecka

  Gemini daje możliwość automatycznego rozliczania czasu pobytu dziecka poprzez zastosowanie czytników i kart zbliżeniowych.